Article rédigé par Select Venue, agence événementielle basée à Lyon. 

 

Chaque année, une grande part des sociétés sacrifie un évènement pour des raisons budgétaires. Cependant, ces évènements ont un réel objectif : fédérer, recruter, prospecter, informer ou encore même décider ! Des points essentiels à un développement prospère.

En ce qui concerne la maîtrise du budget, 99% se joue en amont ! Il ne faut donc pas négliger cette partie préliminaire. Voici quelques conseils vous permettant de mener votre évènement à bien sans vider votre trésorerie grâce à l’aide d’une agence événementielle :

 

1. Déterminer vos priorités

Tout évènement débute par un cadre, il est donc important de définir l’ordre des priorités de votre évènement, c’est-à-dire les éléments indispensables et ceux qui sont facultatifs. Commencez donc par énumérer le nombre de personnes que vous voulez inviter, l’emplacement géographique souhaité, l’objectif de l’évènement et sa thématique, ainsi que tous les éléments supplémentaires qui vous semblent importants.

Attention, la définition de vos priorités doit toujours être en adéquation avec l’image de votre société.

 

2. Trouver le lieu et le traiteur idéal grâce à l’agence événementielle

Séminaire organisé par Select Venue

Séminaire d’entreprise organisé par Select Venue

Le succès d’un évènement repose essentiellement sur les prestataires que vous engagez. Trouver le lieu idéal et le bon traiteur n’est pas optionnel. Il est tout à fait possible de trouver des prestataires en adéquation avec votre budget. Nous vous conseillons de prendre votre temps et de mener vos recherches.

 

Toutefois, trouver le temps et les bonnes adresses ne sont pas une mince affaire ! Pour vous faciliter la vie, de nouvelles agences événementielles émergent. Pour trouver votre agence événementielle en gagnant du temps, des plateformes existent pour vous aider.

Ces agences proposent gratuitement aux entreprises de leur trouver des lieux, des traiteurs et des animations pour leurs évènements. Elles négocient également pour vous les tarifs des prestataires et vous prodiguent de bons conseils pour réussir votre séminaire, réunion, déjeuner d’affaires, roadshow, incentive, soirée de gala, lancement de produit ou tout autre évènement professionnel. Grâce à ce système venu d’outre-Atlantique et communément appelé « Venue Finding », vous gagnez du temps, de l’argent et un beau vecteur de communication !

 

3. Confirmation et validation de votre évènement

 

Afin d’éviter les frais supplémentaires inutiles, pensez à valider le programme de votre évènement et les prestations associées, le nombre exact de participants et le matériel nécessaire. Régulièrement les lieux vous incluent directement dans le devis des frais d’équipements additionnels. Vérifier qu’ils vous sont indispensables avant signer le contrat et verser un acompte.

 

 

4. Place à l’évènement !

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Après toutes les tâches accomplies, voici enfin le Jour-J. Assurez-vous que tout est en place avant de débuter et garder un œil sur le déroulement. Mais surtout, appréciez votre création, votre évènement !

Attention, parfois les participants réclament aux lieux et traiteurs des prestations complémentaires. Si vous ne souhaitez pas avoir des surprises budgétaires à la fin de votre évènement, pensez à informer vos prestataires de ne pas sortir du cadre convenu préalablement : les frais annexes engendrés individuellement par les invités ne sont pas à votre charge. Parlez-en à votre agence événementielle qui vous aidera à faire face à d’éventuelles déconvenues.  

 

5. Débriefing et mesure du ROI (Return On Investment)

Après votre évènement, il est essentiel de faire un débriefing avec votre agence événementielle afin de mesurer la qualité de service des prestataires, la satisfaction des participants et surtout le Retour sur Investissement de l’évènement. Cela vous permettra d’évaluer les retombées de l’événement et de retenter l’expérience !